Organiseren, onderhandelen en positioneren, dat hoeft de Congrescommissie
niet meer te leren.
Bij een studievereniging als Synergy horen leden. Ondanks dat die leden
natuurlijk verbonden zijn door hun studie en hun voorliefde voor rondhangen op
de Synergykamer, zijn ze ook een beetje verdeeld. Verdeeld in eilandjes die
commissies heten. Als nieuwsgierig lid van de Synjaalcommissie wil ik wel eens
weten wat andere commissies nou eigenlijk uitvoeren. Daarom nam ik deze maand
een kijkje in de keuken bij de Congrescommissie.
Wat de Congrescommissie doet, spreekt natuurlijk voor zich: het organiseren
van het Congres. Dit jaar is een jubileum: het twintigste Congres staat voor de
deur en het draait allemaal om International
Management & Culture. Het evenement zal dan ook, passend bij het thema,
gedeeltelijk in het Engels zijn. Het Congres vindt plaats in het
karakteristieke Landmark Wijnfort, liggend aan de oever van de Waal in Lent. Tijdens
het Congres staan inspirerende sprekers, workshops en een Business Challenge
centraal. De datum van dit evenement is dinsdag 24 maart aanstaande.
Het Congres organiseren gaat niet vanzelf, dat heb ik wel gemerkt toen ik
aanschoof bij een van de vergaderingen. Met Suzanne als hoofd en voorzitter van
de vergadering werden de uiteenlopende bezigheden van de commissieleden
besproken: extern, organisatie, vorm en inhoud kwamen aan bod. Na een wat onrustig
begin, zoals we dat allemaal wel kennen bij commissievergaderingen, bleek de
vergadering over het algemeen erg gestructureerd te verlopen. De leden gaven
updates en alle punten werden besproken. Verschillende thema’s werden
behandeld, zoals: hoe lang moet een workshop duren, wat willen we precies op de
poster, wanneer krijgen we onze banner en welke bedrijven doen mee. En die
bedrijven, dat leek voor mij toch wel een van de belangrijkste punten op de
agenda.
Er gaat heel wat moeite en tijd inzitten om een goede set bedrijven te
vinden. Bedrijven op ellenlange lijsten moeten worden gebeld, gemaild en nog
eens gebeld. Als er interesse blijkt te zijn beginnen de echte onderhandelingen
pas. Hoe dit er precies aan toe gaat, is het geheim van de chef. Wat wel
duidelijk is, is dat elk bedrijf zo zijn eigen ideeën en wensen heeft en het
daardoor zeker niet meevalt om een succesvol Congres te organiseren.
Gelukkig leidt Suzanne alles in goede banen: ze complimenteert wanneer dat
verdiend wordt en spoort aan wanneer dat nodig is. Soms met een gepeperde
opmerking, maar daarna komt dan wel een bemoedigende lach. De sfeer is goed en
de vergadering verloopt gemoedelijk en soepel. Iedereen krijgt de kans om zijn
zegje te doen en alles wordt op een democratische manier overlegd.
Ik vertrouw er dan ook op dat het dit jaar zeker weer een succesvol Congres
gaat worden. Aan de commissieleden, die enorm druk zijn geweest, en de
aanbeveling van Geert Hofstede zelf, hoeft het in ieder geval niet te liggen. Maandag
gaat de inschrijving op de Synergy portal en begint de promotie. Ben jij nu al
benieuwd naar het Congres? Klik dan hier voor de website.
Geïnteresseerd in International Management & Culture? Maak 24 maart
vrij in je agenda en kom langs in Lent!
.png)
